Trợ lý vẫn được coi là “tay” đắc lực trong hầu hết ban giám đốc, và vị trí trợ lý cũng đã trở nên rất phổ biến ở nhiều công ty hiện nay. Vậy cụ thể trợ lý là gì và cần có những phẩm chất gì để trở thành một trợ lý giỏi? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Trợ lý là gì được tổng hợp nguồn từ tập Đoàn Okvip qua bài viết sau
Trợ lý là gì?
Vị trí trợ lý ở nhiều công ty hiện đang là ước mơ và mục tiêu của nhiều bạn trẻ trong thời đại kinh tế tăng trưởng hiện nay. Chính xác hơn, cấp phó sẽ là người hỗ trợ ban giám đốc như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng hoàn thành những nhiệm vụ nhất định. Nhiều người lầm tưởng rằng công việc của trợ lý là xử lý các vấn đề liên quan đến hành chính hoặc giấy tờ. Nhưng trên thực tế, trợ lý còn là người giúp cấp trên giải quyết vô số vấn đề khác nhau, thậm chí có khi còn đại diện cho lãnh đạo trong việc gặp gỡ, giao tiếp với đối tác, quản lý quan hệ đối ngoại và giúp trao đổi thông tin. truyền tải thông tin từ cấp trên đến cấp dưới, được coi là “bộ mặt đại diện” của giám đốc.
Phân biệt sự khác biệt giữa trợ lý và thư ký
Dù chúng ta đã hiểu rõ trợ lý là gì nhưng nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa hai vị trí – thư ký và trợ lý. Vậy thực chất hai nghề này có giống nhau không?
Trên thực tế, giữa trợ lý và thư ký có những yếu tố tương đồng như:
- Chịu trách nhiệm và quản lý một số công việc thay mặt cấp trên khi cấp trên tạm thời vắng mặt.
- Chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ, văn phòng phẩm và các tài liệu quan trọng.
- Lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu liên quan khi quản lý cần.
- Gửi thư từ liên quan đến công việc thay mặt quản lý.
- Tổ chức và tổ chức các cuộc họp lớn/nhỏ trong công ty.
- Lập kế hoạch hàng tuần hoặc hàng tháng cho doanh nghiệp của bạn. Theo dõi, tiếp nhận và sắp xếp lịch trình quản lý. Chịu trách nhiệm xác minh lịch trình đi lại hoặc đi công tác của ban quản lý.
Mặc dù có nhiều điểm tương đồng nhưng công việc trợ lý thực sự có nhiều điểm khác biệt so với công việc thư ký.
- Trợ lý có vai trò quyền hạn và lãnh đạo cao hơn thư ký. Một trợ lý có thể đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của một thư ký và trách nhiệm sẽ tăng lên tương ứng.
- Trợ lý sẽ có quyền phân công, giám sát và phê duyệt một số công việc nhất định ở các bộ phận khác rồi báo cáo lên quản lý.
- Ở một số công ty, trợ lý có thể chịu trách nhiệm quản lý ngân sách, thu nhập, chi phí và nợ của công ty và làm kế toán.
- Trợ lý được cấp quản lý trao quyền làm việc trực tiếp với cấp dưới, gặp gỡ, trao đổi với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Từ những yếu tố trên, có thể thấy, trợ lý là người kết nối, tương tác với hầu hết các bộ phận trong công ty, đảm nhận khối lượng công việc lớn hơn, đảm nhiệm quyền hạn và trách nhiệm cao hơn thư ký, đồng thời cũng chiếm vị trí “dưới người”. , hơn mười nghìn người”.
Công việc trợ lý tại công ty
Tùy theo tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, những nhiệm vụ chính mà một trợ lý nên đảm nhận bao gồm:
- – Lưu trữ hồ sơ, nghiên cứu và chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.
- Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất cho công ty, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của hầu hết nhân viên công ty, từ nhiều phòng ban khác nhau.
- Phối hợp với nhân viên các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao và đảm nhận một số công việc hành chính khi cần thiết.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có sự cố xảy ra.
- Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc từ các phòng ban trong công ty.
- Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị của công ty, mua mới khi cần thiết.
- Sắp xếp lịch trình đi lại, làm việc của lãnh đạo và nhân viên công ty.
- Phân phát các văn bản, thông báo, hướng dẫn từ cấp quản lý đến nhân viên.
Các yêu cầu đối với một trợ lý là gì?
Hiểu trợ lý là gì thì chưa đủ. Để trở thành một trợ lý giỏi, bạn phải sở hữu một số kỹ năng và phẩm chất độc đáo.
- Kỹ năng giao tiếp : Vì vị trí trợ lý phải luôn giao tiếp với nhiều người nên từ ban giám đốc, nhân viên công ty đến khách hàng, trợ lý phải có kỹ năng giao tiếp tốt và biết cách giao tiếp. đàm phán, thuyết phục và hiểu rõ tâm lý đối phương. Kỹ năng này cực kỳ cần thiết đối với các trợ lý, đặc biệt khi gặp gỡ khách hàng. Kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với khả năng hiểu biết văn hóa của từng vùng miền hoặc ngôn ngữ của các quốc gia khác nhau. Chỉ khi đó bạn mới có thể dễ dàng dẫn dắt cuộc trò chuyện và tạo thiện cảm với đối phương.
- Kỹ năng máy tính : Trợ lý luôn được yêu cầu đảm nhận các công việc liên quan đến sổ sách, tài liệu nên kỹ năng máy tính cũng được yêu cầu cho vai trò này. Làm chủ và hiểu biết về công nghệ thông tin sẽ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
- Kỹ năng lập kế hoạch : Kỹ năng này sẽ rất hữu ích trong việc sắp xếp lịch trình hội đồng quản trị hoặc sắp xếp thời gian họp công ty. Một trợ lý có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ được cấp trên tin tưởng và được giao những nhiệm vụ quan trọng.
- Kỹ năng ra quyết định : Đôi khi người trợ lý sẽ thay mặt đội ngũ quản lý để giải quyết một số vấn đề phát sinh, đặc biệt khi cấp trên tạm thời vắng mặt.
- Hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của công ty : Người trợ lý muốn trở thành “cánh tay” đắc lực của lãnh đạo phải hiểu rõ hầu hết hoạt động của công ty cũng như của các đối thủ trong cùng lĩnh vực. . Chỉ khi đó chúng ta mới có thể đưa ra những chiến lược phù hợp, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng hơn nữa.
Công việc trợ lý phổ biến hiện nay
Như đã đề cập ở trên, tùy theo từng công ty mà nhiệm vụ, chức danh của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Một số vị trí trợ lý tiêu biểu có thể kể đến dưới đây.
Trợ lý hành chính
Đúng như tên gọi của mình, vị trí trợ lý hành chính là người sẽ chịu trách nhiệm về mọi công việc liên quan đến vấn đề hành chính của công ty. Công việc chính của trợ lý hành chính bao gồm:
- Soạn thảo văn bản họp và chỉ đạo quản lý.
- Viết và gửi email từ doanh nghiệp tới khách hàng.
- Gặp gỡ và chào hỏi các đối tác kinh doanh.
- Nhận điện thoại từ khách hàng.
- Sắp xếp lịch họp.
Trợ lý bán hàng
Vị trí trợ lý bán hàng còn được biết đến với những cái tên như Sale Admin hay Sales Assistant, đây cũng là vị trí trợ lý phổ biến ở nhiều công ty. Một trợ lý bán hàng sẽ đảm nhận một số công việc chính như:
- Phối hợp với các phòng ban của công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng và tăng doanh thu của công ty.
- Hỗ trợ xử lý các đơn hàng từ khách hàng và đối tác.
- Quản lý tất cả các tập tin khách hàng.
- Phối hợp và đôn đốc bộ phận kinh doanh giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
Trợ lý cho CEO
Trợ lý giám đốc cũng là một vị trí tương đối phổ biến nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ trợ lý là gì , đặc biệt là chức danh trợ lý giám đốc. Cụ thể hơn, Phó Giám đốc sẽ đảm nhận các nhiệm vụ chính sau:
- Giám sát hoạt động của nhân viên bộ phận.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển dụng.
- Sắp xếp và quản lý lịch trình, cuộc hẹn của quản lý.
- Tham gia vào quá trình tuyển chọn ứng viên tiềm năng cho công ty.
Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất là người sẽ tham gia và giám sát quá trình sản xuất của công ty. Đặc biệt:
- Giám sát quá trình sản xuất.
- Đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động tốt.
- Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
- Báo cáo cho quản lý để tìm giải pháp khi cần thiết.
Trợ lý dự án
Trợ lý Dự án sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo và giám sát của Giám đốc Dự án, tương tự như Trợ lý Sản xuất.
- Tham gia thực hiện dự án.
- Phối hợp, hỗ trợ và giám sát các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện dự án.
- Tổ chức tiến độ, đảm bảo dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã thiết lập.
- Làm việc với các chuyên gia để quản lý các vấn đề về chất lượng dự án.
- Chịu trách nhiệm về một số công việc văn phòng như gửi email cho khách hàng, chuẩn bị báo cáo, sắp xếp lịch họp,…
Mức lương của một trợ lý là bao nhiêu?
Ngoài thắc mắc trợ lý là gì , nhiều bạn trẻ còn thắc mắc mức lương của trợ lý là bao nhiêu. Theo thống kê từ việc làm trợ lý OA thì hiện nay, mức lương trung bình cho vị trí trợ lý tại Việt Nam xấp xỉ hơn 10 triệu đồng/tháng. Nếu trợ lý có dưới 1 năm kinh nghiệm thì mức lương sẽ thấp hơn, khoảng 8,3 triệu đồng/tháng. Càng có nhiều năm kinh nghiệm thì mức lương càng cao. Cụ thể, trợ lý 1-4 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương trung bình 11,5 triệu đồng/tháng, trợ lý 5-9 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương khoảng 15,2 triệu đồng/tháng.
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng đã giúp giải đáp thắc mắc của các bạn về trợ lý là gì , công việc của trợ lý bao gồm những gì và mức lương ra sao. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết
Ý kiến bạn đọc (0)