Hướng dẫn cách thu hồi email đã gửi trong Microsoft Outlook

Outlook cho phép bạn lấy lại email đã gửi của mình tùy thuộc vào các điều kiện nhất định.

Các quy định về việc thu hồi email trong Outlook

Bất cứ thông tin nào đã gửi đều sẽ không thể bị đảo ngược, nhưng đây là một số quy định chính để bạn có thể thực hiện thu hồi thư đã gửi trong Outlook.

• Bạn và người nhận email bắt buộc phải có chung tài khoản email máy chủ Exchange. Lấy ví dụ, nếu như bạn đang sử dụng tài khoản POP3, IMAP hoặc Outlook.com thì người nhận thư của bạn cũng phải sử dụng tài khoản tương tự, nếu không thì mọi nỗ lực của bạn sẽ thất bại.
• Trong trường hợp người nhận chưa mở và đọc thư thì bạn có thể tiến hành thu hồi email.
• Thư được gửi trong Hộp thư đến. Nếu như thư đã được chuyển hướng đến một thư mục nào khác thì lệnh thu hồi email sẽ không được thực thi.

Hướng dẫn cách thu hồi, recall email đã gửi trong Outlook

Khi bạn thu hồi một email đã gửi trong Outlook, bạn có thể xóa bản sao của email ra khỏi hộp thư đến của người nhận hoặc bạn cũng có thể cập nhật lại bản sao bằng cách viết lại email của mình. Bạn sẽ tìm thấy cả hai cách recall email outlook ở bên dưới.

Bước 1: Khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn. (Trong ví dụ của mình là Microsoft Outlook 2016).

Bước 2: Lựa chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào mục có nội dung Sent Mail. Và nó sẽ liệt kê tất cả các email mà bạn đã gửi từ Outlook.

Bước 3: Tìm email mà bạn muốn thu hồi lại ở ngăn bên tay phải. Nhấp đúp chuột vào email để mở nó trong một cửa sổ độc lập.

Bước 4: Nhấp vào tab Messages nằm ở trên cùng để xem các tác vụ mà bạn có thể thực hiện trên email của mình.

Bước 5: Tiếp theo, trong phần Move, bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Email nhỏ và chọn tùy chọn có nội dung là Recall This Message.

Bước 6: Bạn sẽ nhận được lời nhắc hỏi rằng bạn có muốn thu hồi lại email này hay không. Nếu như bạn chỉ muốn lấy lại email này, thì hãy chọn tùy chọn có nội dung Delete unread copies of this message và nhấp vào nút OK ở dưới cùng.

Bước 7: Nếu như bạn muốn thu hồi lại email của mình và viết mới Email vào hộp thư đến của người nhận, thì sau đó bạn hãy chọn tùy chọn Delete unread copies and replace with a new message và nhấn OK.

Bước 8: Đánh dấu vào ô cho biết Tell me if recall succeeds or fails for each recipient. Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng biết được yêu cầu thu hồi email đã gửi trong Outlook của mình có thành công hay không.

Bước 9: Nếu như bạn đã chọn tùy chọn thứ hai cho phép bạn gửi một email mới đến người nhận, thì cửa sổ soạn thư sẽ được mở trên màn hình của bạn.

Bước 10: Sửa đổi nội dung email của bạn như bạn muốn. Sau khi đã hoàn tất, bạn hãy nhấp vào nút Send để gửi lại email của mình.

Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook.com

Để có thể hủy thư đã gửi trong Outlook.com, các bạn nên thực hiện tuần tự theo các bước bên dưới.

Bước 1: Các bạn đăng nhập và truy cập vào trang chủ Outlook. Ngay góc trên bên phải của trang web các bạn chọn Cài đặt (Settings) -> Xem tất cả cài đặt (View all Outlook settings).

Bước 2: Trong phần Cài đặt (Settings), chọn Thảo và trả lời (Compose and reply), trong Hoàn tác gửi (Undo send) bạn chỉnh thời gian từ 5-> 10 giây để thực hiện undo mail khi gửi, sau đó nhấn Lưu (Save).

Bước 3: Khi các bạn gửi mail thì góc dưới bên trái bạn có thể chọn Undo để hoàn tác mail đã gửi.Như vậy là bạn đã thu hồi mail outlook đã gửi thành công.

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn tiến hành thu hồi một email trong Outlook?

Khi bạn gửi yêu cầu thu hồi hoặc xóa một email, nhiều điều sẽ xảy ra tùy thuộc vào tình huống của bạn. Sau đây là một số tình huống phổ biến khi bạn tiến hành thu hồi một email trong Outlook.

1. Khi người nhận chưa nhận được email gốc của bạn: Nếu người nhận chưa mở email ban đầu của bạn, thì email đó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Sau đó, Outlook sẽ thông báo cho họ biết rằng bên phía người gửi đã yêu cầu xóa email.
2. Khi người nhận đã đọc email gốc: Nếu như người nhận đã mở và đọc được nội dung email gốc của bạn trước khi bạn đưa ra yêu cầu thu hồi, thì họ có thể xem được cả nội dung email cũ và email mới vừa được cập nhật mà bạn đã gửi cho họ.
3. Khi người nhận đã đọc đã đọc được email thu hồi trước tiên: Nếu người nhận của bạn đã đọc được email đã thu hồi của bạn trước, thì email gốc của bạn sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Outlook cũng sẽ cho họ biết rằng bạn đã yêu cầu xóa email gốc.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong MS Outlook

Lời kết

Bạn đã bao giờ phải thu hồi email đã gửi trong Outlook trên máy tính của mình hay chưa? Phương pháp này có giúp bạn lấy lại email đã gửi của mình hay không? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách để lại ý kiến trong phần bình luận bên dưới bài viết.